Сейчас интернет-магазины набирают всё большую популярность, и многие предприниматели задумываются о том, как правильно вести бухгалтерский учет в таком формате торговли. Согласно ГОСТу Р 51303-2013 «Торговля», интернет-магазин — это торговый объект, осуществляющий продажу продукции через интернет, предоставляющий покупателям необходимую информацию для выбора и покупки, а также обеспечивающий возможность доставки. Выбор способа ведения бухучета интернет-магазина зависит от масштабов бизнеса, наличия штатных сотрудников, выбранной формы налогообложения и других факторов. Если магазин небольшой и владелец справляется самостоятельно, то может не понадобиться штатный бухгалтер. А для крупных компаний с большим штатом и на общей системе налогообложения может потребоваться целая бухгалтерия для ведения учета продаж через интернет-магазин.
Кто такой бухгалтер и что такое бухучет
Бухгалтер — это специалист, который контролирует и отвечает за всю финансовую деятельность компании перед налоговыми органами. А бухгалтерский учет — это система сбора, регистрации и обобщения информации обо всех хозяйственных операциях и финансовом состоянии предприятия. Юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет, а для ИП достаточно учитывать данные для заполнения налоговой декларации. Но если у ИП нет навыков работы с финансовой отчетностью, а оборотов много, лучше нанять бухгалтера или передать бухгалтерию интернет-магазина на аутсорс.
Особенности бухучета в интернет-магазине
Бухгалтерский учет в интернет-магазине во многом схож с учетом в обычной розничной торговле, но есть и некоторые особенности:
- создание и обслуживание сайта/аккаунта на маркетплейсе;
- оформление заказов и их движения;
- организация доставки и возврата.
Конкретные нюансы бухучета интернет-магазина зависят от применяемой системы налогообложения, специфики продукции и бизнес-процессов.
Законодательное регулирование торговли в интернете
На интернет-торговлю распространяются все общие нормативные акты, регулирующие торговую деятельность:
- Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»;
- Федеральный закон от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации»;
- Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2463 «Об утверждении Правил продажи товаров по договору розничной купли-продажи»;
- Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» и др.
Торговля через интернет квалифицируется как «дистанционный способ продажи товаров» и относится к розничной торговле. Договор заключается в форме публичной оферты. Моментом заключения договора считается выдача покупателю кассового чека или получение продавцом сообщения о намерении покупателя приобрести продукт.
Важным требованием является применение онлайн-касс при расчетах с физлицами. Для многих изделий требуется маркировка через систему прослеживаемости «Честный ЗНАК».
При расчете налога на прибыль учитываются доходы от реализации продуктов и расходы, связанные с их приобретением. Реализация в розницу облагается налогом на добавленную стоимость (НДС). При продаже через интернет-магазин бухгалтерский учет ведется в общем порядке, как и при обычной торговле, но с учетом отдельных нюансов.
Какую систему налогообложения выбрать
Для интернет-магазинов доступны две системы налогообложения:
- Общая система налогообложения (ОСНО). Предполагает уплату НДС, налога на прибыль, налога на имущество. Для ООО обязательно ведение бухгалтерского учета. Подходит для крупных магазинов с большими оборотами.
- Упрощенная система налогообложения (УСН). Имеет два варианта:
- УСН «Доходы» со ставкой 6%. Налог рассчитывается с суммы всей выручки.
- УСН «Доходы минус расходы» со ставкой 15%. Налогооблагаемой базой является прибыль за вычетом расходов.
Выбор между вариантами УСН зависит от наличия расходов, которые можно учесть для снижения налога.
ИП вправе также применять специальный налоговый режим для самозанятых (НПД) со ставкой 4-6%. Но есть ограничения: нельзя нанимать работников, годовой доход — не более 2,4 млн руб., запрещены некоторые виды деятельности. Поэтому НПД подходит только для небольших магазинов, где всю работу выполняет сам предприниматель.
Патентная система неприменима, так как розничная торговля через интернет-магазин не включена в перечень видов деятельности, в отношении которых допускается ПСН.
При выборе системы налогообложения нужно учитывать множество факторов: масштаб бизнеса, наличие работников, осуществляемые операции, а также плюсы и минусы каждого режима.
Когда бухучет можно вести самостоятельно
ИП без сотрудников на УСН «Доходы» может самостоятельно вести бухгалтерский учет интернет-магазина, не прибегая к помощи специалистов. В этом случае раз в год сдается налоговая декларация по УСН, ежеквартально уплачиваются авансовые платежи, а все доходы и расходы фиксируются в КУДиР (книге учета доходов и расходов). При выборе УСН «Доходы минус расходы» придется определять налогооблагаемую базу как разницу между доходами и расходами за период. Декларация заполняется и сдается ежеквартально. Однако, если вы сомневаетесь в своих силах, лучше нанять бухгалтера, чтобы избежать ошибок и штрафов.
В каких случаях стоит подключить облачную онлайн-бухгалтерию
Онлайн-бухгалтерия — это программа, которая в автоматическом режиме аккумулирует данные о финансовых операциях, заполняет декларации, отправляет их в ФНС и производит уплату налогов. Такие сервисы предлагают многие банки и специализированные компании. Например, для интернет-магазинов на платформе InSales есть готовые интеграции со многими популярными сервисами онлайн-бухгалтерии.
Подключить онлайн-бухгалтерию удобно, когда все поступления идут в безналичной форме через расчетный счет. Если же магазин принимает оплату и наличными, нужно выбирать сервис, который может учитывать все виды платежей и интегрироваться с онлайн-кассами. В любом случае использование облачной бухгалтерии позволит сэкономить время и силы на ведение учета, а также снизить риски ошибок.
Когда лучше нанимать бухгалтера в штат
Нанимать штатного бухгалтера для интернет-магазина имеет смысл, когда объем работы действительно требует отдельного специалиста на полный рабочий день. Как правило, это актуально для средних и крупных организаций на ОСНО, имеющих большой штат сотрудников и осуществляющих множество финансовых операций.
Бухгалтер в интернет-магазине выполняет множество функций:
- сбор и систематизация первичной документации;
- ведение учета товарно-материальных ценностей;
- контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
- расчет заработной платы и кадровый учет;
- подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы;
- оптимизация налогообложения.
Штатный бухгалтер не только заполняет налоговые декларации, но и организует весь учетный процесс, отвечает за его корректность, представляет интересы компании перед проверяющими. Поэтому многие крупные магазины предпочитают иметь специалиста в штате, а не передавать учет на аутсорсинг.
Что такое бухгалтер на аутсорсе и в каких случаях это удобно
Бухгалтерский аутсорсинг или аутсорсинг бухгалтерских услуг — это передача функций по ведению бухучета сторонним специализированным компаниям на договорной основе. Такие фирмы имеют в штате опытных бухгалтеров, которые берут на обслуживание несколько компаний и ведут учет удаленно.
Как правило, бухгалтер на аутсорсе выполняет те же функции, что и штатный: обрабатывает первичную документацию, начисляет зарплату и налоги, готовит и сдает отчетность. Но делает это дистанционно, получая данные по электронным каналам связи.
Обращение в бухгалтерскую фирму для ведения учета интернет-магазина выгодно в нескольких случаях:
- бизнес небольшой, и нанимать отдельного бухгалтера нецелесообразно;
- требуется компетентное мнение по узкоспециализированным вопросам;
- владелец не хочет вникать в бухгалтерию и предпочитает передать ее на обслуживание «под ключ».
Плюсы аутсорсинга в том, что не нужно содержать бухгалтера в штате, платить ему зарплату и налоги. При этом учет ведут квалифицированные специалисты, которые несут ответственность за свою работу и помогут разобраться в сложных вопросах.
Ничего не нравится. Может, есть еще какие-то варианты?
Если вы не хотите нанимать бухгалтера, вникать в онлайн-сервисы и погружаться в нюансы учета самостоятельно, есть еще один вариант — найти компанию, которая разово заполнит за вас налоговые декларации.
Такую услугу оказывают многие бухгалтерские и аудиторские фирмы. От вас потребуется только прислать учредительные документы и отчеты с данными о доходах и расходах. А сотрудник фирмы подготовит и сдаст декларации на основании предоставленной информации. При желании можно дать бухгалтеру нотариальную доверенность на представление ваших интересов в налоговой инспекции.
Разовое заполнение отчетности — хороший вариант, если вы применяете УСН, а отчитываться нужно только раз в год. Для ежеквартальных деклараций на ОСНО выгоднее нанять постоянного бухгалтера, чтобы не тратиться каждый раз на услуги сторонней фирмы.
Документы для покупателей — как оформлять
Продавец на ОСНО обязан выдать покупателю при передаче товара следующие положения:
- кассовый чек;
- товарную накладную;
- счет-фактуру.
При работе через маркетплейс набор документов будет другим:
- отчет агента;
- накладная или УПД, подтверждающие передачу продукта маркетплейсу;
- акт выполненных работ на сумму вознаграждения маркетплейса;
- бумаги, подтверждающие расходы на транспортировку продукта до склада маркетплейса (если магазин оплачивает доставку).
В этом случае обязанность по выдаче чека лежит на агрегаторе.
Пошаговая инструкция по реализации товаров через интернет-магазин в 1С
Рассмотрим пример реализации продукции через интернет-магазин с предоплатой по платежной карте.
15 июня 2023 года интернет-магазин ООО «Радуга» получил предоплату за два смартфона iPhone 14 стоимостью 55 000 руб. каждый, в том числе НДС 9 166,67 руб. 17 июня заказ был передан покупателю.
Шаг 1. Получение предоплаты оформляется документом «Операция по платежной карте» от 15.06.2023 на сумму 110 000 руб. Документ формирует проводку:
- Дт 57.03 Кт 62.02 — 110 000 руб.
Шаг 2. Исчисляем НДС с полученного аванса документом «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс». Счет-фактура формирует проводку начисления НДС:
- Дт 76.АВ Кт 68.02 — 18 333,33 руб.
Шаг 3. Через 2 дня деньги от эквайера поступают на расчетный счет за вычетом комиссии банка 2,2%. Поступление оформляется документом «Поступление на расчетный счет» от 17.06.2023 на сумму 107 580 руб. Расчет: 110 000 * (100% — 2,2%) = 107 580 руб. Документ формирует проводки:
- Дт 51 Кт 57.03 — 107 580 руб. (зачисление оплаты)
- Дт 91.02 Кт 57.03 — 2 420 руб. (комиссия банка)
Шаг 4. Реализацию товара покупателю оформляем документом «Реализация (акт, накладная)» от 17.06.2023. Документ формирует проводки:
- Дт 90.02.1 Кт 41.02 — 91 666,66 руб. (списание себестоимости)
- Дт 62.01 Кт 90.01.1 — 110 000 руб. (отражение выручки)
- Дт 90.03 Кт 68.02 — 18 333,33 руб. (начисление НДС)
Шаг 5. На реализацию необходимо оформить счет-фактуру выданный с видом «На реализацию» от 17.06.2023. Его можно создать по кнопке «Выписать СФ» из документа реализации. На вкладке «Документы-основания» указываем дату и номер платежного документа по авансу, а на закладке «Реквизиты» ставим код вида операции «26».
Шаг 6. Принять к вычету налог на добавленную стоимость с зачтенного аванса можно в документе «Формирование записей книги покупок» за II квартал 2023 г., который автоматически заполнит вкладку «Полученные авансы». Документ формирует проводку на вычет НДС:
- Дт 68.02 Кт 76.АВ — 18 333,33 руб.
Шаг 7. Отразить операции в декларации по НДС и налогу на прибыль:
• Исчисленный налог на добавленную стоимость с аванса — строка 070 раздела 3 и раздел 9 с кодом «26»
• НДС с зачтенного аванса к вычету — строка 170 раздела 3 и раздел 8 с указанием счета-фактуры
• НДС по реализации — строка 010 раздела 3 и раздел 9 с кодом «26»
• Выручка от реализации изделий — строки 010 и 012 Листа 02 Приложения 1
• Стоимость покупных изделий — строки 020 и 030 Листа 02 Приложения 2
• Комиссия банка — строка 200 Листа 02 Приложения 2
Таким образом, весь цикл продаж и учетных операций по сделке реализован в 1С с использованием типовых настроек. При большом количестве продаж рекомендуется настроить автоматические операции.
Оплата покупателя через интернет-магазин
При розничной торговле через интернет-магазин покупателю должны быть доступны различные способы оплаты: наличными курьеру, банковской картой, электронными деньгами. Для приема безналичной оплаты заключается договор интернет-эквайринга с банком. Важно понимать, что днем оплаты считается день, когда покупатель подтвердил платеж на сайте, а не день поступления денег на расчетный счет магазина.
Проводки по документу "Операция по платежной карте"
- Дт 57.03 Кт 62.02 — поступление предоплаты от покупателя на сумму платежа по банковской карте.
Исчисление НДС с аванса
При получении предоплаты от покупателя, в том числе физического лица, продавец обязан исчислить налог на добавленную стоимость. Налоговая база определяется на дату получения аванса. НДС рассчитывается по ставке 10/110 или 20/120 в зависимости от ставки по реализуемым товарам.
Для исчисления налога на добавленную стоимость с аванса в 1С используется документ «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс». Если данные покупателя — физлица неизвестны, в счет-фактуре ставятся прочерки. Сумма начисленного НДС с аванса отражается в декларации по НДС в разделе 3 по строке 070 и в разделе 9 с кодом операции 26.
Проводки по документу "Счет-фактура выданный" на аванс
- Дт 76.АВ Кт 68.02 — начислен НДС с суммы полученного аванса от покупателя.
Зачисление оплаты от платежного агента на расчетный счет
При поступлении оплаты по картам на расчетный счет магазина зачисляется сумма за вычетом комиссии банка-эквайера. В учете комиссия отражается как прочие расходы по дебету счета 91.02. Поступление безналичной оплаты в 1С оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Поступление от продаж по платежным картам». Документ формирует проводки Дт 51 Кт 57.03 на сумму поступившей оплаты и Дт 91.02 Кт 57.03 на сумму удержанной банком комиссии. В декларации по налогу на прибыль комиссия банка включается в состав внереализационных расходов и отражается по строке 200 Листа 02 Приложения 2.
Реализация товаров в 1С
Для оформления продажи изделий в 1С используется документ «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Товары, накладная». Счета учета номенклатуры подставляются автоматически из регистра сведений «Счета учета номенклатуры», а номенклатурная группа выбирается из справочника «Номенклатурные группы». Это важно для корректного формирования декларации по налогу на прибыль.
Реализация через интернет-магазин в юридическом плане является продажей продукции дистанционным способом. Договор заключается путем выставления публичной оферты. Моментом продажи считается передача единицы покупателю с выдачей чека или получение от покупателя подтверждения о намерении заключить договор. В бухгалтерском учете выручка от реализации и расходы в виде покупной стоимости списываются на счета 90.01 и 90.02 соответственно. При продаже товаров в розницу необходимо начислить НДС проводкой Дт 90.03 Кт 68.02. В качестве первичных документов могут использоваться ТОРГ-12, УПД. В декларации по налогу на прибыль доходы от реализации отражаются по строкам 011, 012 Приложения 1, а прямые расходы в виде стоимости товаров — по строкам 020-022, 030-032 Приложения 2.
Проводки по документу "Реализация (акт, накладная)"
- Дт 62.01 Кт 90.01.1 — отражена выручка от реализации товаров
- Дт 90.02.1 Кт 41.01 — списана себестоимость реализованных товаров
- Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с реализации
Составление СФ на отгрузку
При реализации продукции покупателю нужно выписать счет-фактуру. Он составляется в одном экземпляре, так как покупатель — физическое лицо. Если в договоре публичной оферты указано условие о невыставлении счетов-фактур, то в книге продаж можно регистрировать справки-отчеты, Z-отчеты, бланки строгой отчетности или другие бумаги.
Счет-фактуру на реализацию можно создать на основании документа «Реализация товаров услуг» по кнопке «Выписать счет-фактуру». В табличной части нужно заполнить данные по счету-фактуре на аванс, а на закладке «Реквизиты» указать код вида операции 26. Флажок «Выставлен» не ставится, так как покупателю счет-фактура не передается. Распечатать счет-фактуру можно из документов «Реализация» и «Счет-фактура выданный».
Сумма НДС по реализации попадет в книгу продаж и в декларацию по НДС в строку 010 Раздела 3 и в Раздел 9 с кодом операции 26. Книгу продаж можно сформировать в разделе «Отчеты» — «НДС».
Принятие НДС к вычету при зачете аванса покупателя
При отгрузке товаров в счет ранее полученной предоплаты продавец имеет право заявить вычет НДС, исчисленный ранее с аванса. Вычет заявляется на дату отгрузки. Для этого используется документ «Формирование записей книги покупок», в котором на вкладке «Параметры» нужно поставить флажок «Отразить вычет НДС по авансам». После проведения сформируется движение по регистру НДС с видом «Вычет НДС с аванса» и проводка Дт 68.02 Кт 76.АВ.
В декларации по НДС сумма вычета попадет в строку 170 Раздела 3, а в Разделе 8 нужно будет заполнить данные счета-фактуры на аванс. В строке 180 указывается разница между исчисленным и принятым к вычету НДС.
Если аванс не был полностью зачтен, то вычет НДС можно принять в части, пропорциональной зачтенной сумме аванса. Остаток вычета переносится на следующие периоды.
Настройки для работы интернет-магазина в 1С
Для эффективной работы интернет-магазина в 1С могут понадобиться:
- Интеграция с платформой сайта для обмена данными о заказах и остатках
- Модуль доставки для расчета стоимости и передачи заказов в ТК
- Дополнительные отчеты и обработки для анализа продаж в разрезе товаров, клиентов и т.д.
Указанный функционал можно найти в разделе Главное — Функциональность — CRM и маркетинг или Торговля.
При этом нужно внимательно изучить возможности типовой конфигурации и оценить необходимость доработок.
Подводим итоги
Выбор способа ведения бухгалтерии интернет-магазина зависит от многих факторов — системы налогообложения, наличия сотрудников, количества операций. Если есть желание и возможность, можно вести учет самостоятельно, особенно на УСН. Удобным вариантом будет подключение онлайн-бухгалтерии при безналичных платежах или передача функций бухгалтера на аутсорсинг. Для разовой сдачи отчетности можно обратиться в специализированную фирму. А крупным компаниям на ОСН лучше нанять постоянного бухгалтера в штат.
Также внимание нужно уделить юридической стороне вопроса — правильно составить публичную оферту, политику конфиденциальности, согласие на обработку персональных данных. В оферте нужно четко прописать все условия покупки, доставки и возврата, момент заключения договора и перехода права собственности.
В плане автоматизации учета в 1С может потребоваться интеграция с сайтом, подключение сервисов доставки, настройка обмена данными с маркетплейсами. А типовые операции по поступлению оплаты и реализации продуктов можно в значительной степени автоматизировать.
Надеюсь, эта статья поможет разобраться в ключевых вопросах бухучета интернет-магазина. Ведь правильная организация учета — залог стабильной и успешной работы бизнеса.
